إدارة الوقت هو العمل بذكاء لتعزيز الإنتاجية وتحسين الطريقة التي نستخدم بها الوقت، فجميعنا نحصل على نفس الـ 24 ساعة في اليوم، فحسن إدارة الوقت تجعل بعض الأشخاص يحققون المزيد من الإنجاز في أوقاتهم أكثر من غيرهم.
إدارة الوقت هي عملية تنظيم، وتخطيط، وكيفية تقسيم الوقت بين الأنشطة المختلفة، فبالتنظيم سوف ينتهي الأمر إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس المقصود جهد أكبر، من أجل إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل حتى لو كان الوقت ضيقًا والضغوط عالية.
فوائد الإدارة الجيدة للوقت
- إنتاجية وكفاءة أكبر.
- ضغط عمل أقل.
- سمعة مهنية أفضل.
- زيادة فرص التقدم في العمل.
- المزيد من الفرص لتحقيق أهداف حياتك المهنية.
ومن خلال الشعور بالسعادة والاسترخاء والقدرة على التفكير بشكل أفضل، يصبح الشخص قادراً على مساعدة الآخرين على الوصول إلى أهدافهم أيضًا.
اقرأ عن: القوباء الحلقية
جودة الوقت
هى مقدار البراعة في تنظيم الوقت بحيث يتم إنجاز الأشياء المهمة بشكل جيد مع التركيز في أدائها.
نصائح لإتقان إدارة الوقت في العمل
1- اكتشاف كيفية قضاء الوقت.
لتحسين إدارة الوقت، على الشخص أولاً معرفة أين يذهب وقته وذلك من خلال محاولة تسجيل الوقت لمدة أسبوع وتتبع الأنشطة اليومية، سيساعد هذا التدقيق على تحديد مقدار ما يمكن تحقيقه عمليًا في يوم واحد مع القيام بالتركيز على الأنشطة التي توفر أكبر استثمار للوقت.
اقرأ عن: انتقال الديدان من الكلاب والقطط للإنسان
2– تجنب الرغبة في القيام بمهام متعددة.
هذه واحدة من أبسط نصائح إدارة الوقت للعمل، ومع ذلك يمكن أن تكون واحدة من أصعب النصائح التي يجب اتباعها، فالتركيز على المهمة التي لها الأولوية مع الابتعاد عن كل مصادر التشتيت أفضل من أداء الكثير من المهام بصورة عشوائية.
قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة، لكن هذا يقلل الإنتاجية عن طريق تضيع الوقت وتقلل من الإنتاجية عند التبديل من مهمة إلى أخرى.
3- عمل جدول يومي والالتزام به.
هذه الخطوة مهمة للغاية لتعلم كيفية إدارة الوقت في العمل، فلا تحاول حتى بدء اليوم بدون قائمة مهام منظمة، قبل أن تنهي هذا اليوم، قم بإنشاء قائمة بالمهام الأكثر أهمية لليوم التالي، تتيح هذه الخطوة البدء بمجرد الوصول إلى العمل.
4-التنظيم والبعد عن الفوضى.
لإدارة الوقت بشكل فعال، يجب أن تكون هذه النصيحة موجودة بالفعل في قائمة المهام الخاصة بك، فإذا كان لديك أكوام من الأوراق متناثرة في جميع أنحاء المكتب، فإن العثور على الورقة التي تحتاجها بالفعل سيكون مثل العثور على إبرة في كومة قش.
هناك القليل من الأشياء المحبطة مثل إضاعة الوقت الثمين في البحث عن أشياء في غير محلها، وناهيك عن مدى صعوبة الفوضى في التركيز والتشتت الذي سوف يضعف من قواك.
5- إعطاء الأولوية لبعض المهام دون الأخرى.
أثناء القيام بتنظيم قائمة المهام الخاصة، فإن تحديد الأولويات هو المفتاح إدارة الوقت الناجح، والبدء بإلغاء المهام التي لا ينبغي عليك القيام بها في المقام الأول، ثم حدد أهم ثلاث أو أربع مهام وقم بتنفيذها أولاً وبهذه الطريقة سوف يتم التأكد من إنهاء الأولويات.
اقرأ عن: ضعف عضلات الجسم
6- تجميع المهام المتشابهة معًا.
وفر على نفسك الوقت والطاقة الذهنية من خلال محاولة إكمال كل نوع واحد من المهام قبل الانتقال إلى التالي، فعلى سبيل المثال، القيام بإنشاء فترات زمنية منفصلة للرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإجراء المكالمات الهاتفية، وحفظ الملفات، وما إلى ذلك.
يجب عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل فور ورودها، لأن القيام بذلك هو إلهاء في أفضل حالاته.
7- تعيين حدود زمنية للمهام.
يجب أن يتضمن جزء من إنشاء الجدول الزمني وضع حدود زمنية للمهام بدلاً من مجرد العمل حتى الانتهاء منها، فتعد قوائم المهام رائعة، ولكن في بعض الأحيان قد تشعر أن لا تقوم بانهاء أي شيء حتى النهاية.
8- وقت الراحة.
قد يبدو الأمر غير منطقي، لكن الاستراحات ضرورية لتحسين إدارة الوقت، فقد تظهر الأبحاث أن فترات الراحة المنتظمة تزيد من الإنتاجية والرفاهية العقلية واتخاذ القرار والذاكرة، وتخطي فترات الراحة يمكن أن يؤدي إلى إرهاق أسرع ومزيد من الإجهاد.
9- القضاء على ملهيات الوقت.
وسائل التواصل الاجتماعي، تصفح الويب، زملاء العمل، الرسائل النصية، الرسائل الفورية يمكن أن تصبح من عوامل التشتيت للوقت، فمفتاح إدارة الوقت الشخصي هو أن تكون استباقيًا للتخلص منها، قم بإغلاق بابك للحد من الانقطاعات والملهيات، وأغلق جميع علامات التبويب باستثناء تلك التي تعمل عليها حاليًا، قم بإيقاف تشغيل إشعارات المراسلة واترك مكالماتك الهاتفية الشخصية لتناول طعام الغداء.
10- إلغاء ما ليس ضروريًا.
لن تتعلم أبدًا كيفية إدارة الوقت في العمل إذا لم تتعلم كيف تقول لا، فأنت الوحيد الذي يعرف حقًا ما لديك من وقت ، لذلك إذا كنت بحاجة إلى رفض مهمة ما للتركيز على مهام أكثر أهمية، فلا تتردد في القيام بذلك، وإذا كنت تنفذ مشروعًا من الواضح أنه لن يسير في أي مكان، فلا تخف من تركه يذهب.
فبدلاً من القيام بالكثير من المهام التي لا تؤدي إلى أي قيمة أو تسفر عن القليل من القيمة، قم بإكمال عددًا أقل من المهام التي تخلق المزيد من القيمة، وتذكر قاعدة 80/20.
تنص القاعدة على أن من 80٪ مخرجاتك تأتي من 20٪ من مدخلات، وركز الجهود وفقًا لذلك.
اقرأ عن: حساسية الحيوانات الأليفة
9- كن منظمًا.
لإدارة الوقت بشكل فعال، يجب أن تكون هذه النصيحة موجودة بالفعل في قائمة المهام الخاصة بك، فإذا كان لديك أكوام من الأوراق متناثرة في جميع أنحاء المكتب، فإن العثور على الورقة التي تحتاجها بالفعل سيكون مثل العثور على إبرة في كومة قش.
هناك القليل من الأشياء المحبطة مثل إضاعة الوقت الثمين في البحث عن أشياء في غير محلها، وناهيك عن مدى صعوبة الفوضى في التركيز والتشتت الذي سوف يضعف من قواك.
References
1-https://www.mindtools.com/arb6j5a/what-is-time-management
2-https://www.lucidchart.com/blog/time-management-at-work
3-https://www.managementstudyguide.com/time-management.htm
4-https://www.skillsyouneed.com/ps/time-management.html
